El Excel es una herramienta poderosa y flexible. Seguramente conoces a mucha gente, probablemente tu mismo lo hagas, que lo usa como su herramienta para llevar y analizar el desempeño de la gestión.
¿Puedes pensar en algunos aspectos positivos de su uso para el BSC y manejo de indicadores?. ¿Y negativos?. ¿Cuáles serían?
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viernes, octubre 30, 2009
Comunidad de Balanced Scorecard en NING
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Consecuencias inesperadas de la selección, diseño y uso de sus indicadores…
Cuando trabajamos con nuestros clientes, solemos conversar sobre la selección adecuada de indicadores en relación a los logros estratégicos deseados (objetivos). Las interrogantes comunes son: ¿Qué debemos considerar en la selección de los indicadores “adecuados” y en su diseño? ¿Cómo saber si tenemos los indicadores adecuados?. Y además, con la experiencia de ver lo que sucede con el uso de los indicadores, sugerimos preguntarse, ¿Cuáles pueden ser las consecuencias de tener métricas mal seleccionadas?. Esto es lo que llamamos el seguimiento a las consecuencias inesperadas, no intencionales, que surgen por las conductas observables de las personas en el uso de la métrica seleccionada. Una buena estrategia puede conducir a destinos inesperados si no se atiende con las métricas adecuadas.
Pongamos por ejemplo, las tendencias que hemos observado en la industria de las telecomunicaciones y sus centros de atención no presenciales (call centers). En sus operaciones, un objetivo estratégico es “ser eficientes y efectivos en la atención al cliente”, y uno de los aspectos que manejan es la atención eficiente de reclamos. Para el manejo del objetivo, se anteponen comúnmente, dos premisas fundamentales:
· El cliente debe estar satisfecho (ser efectivos o eficaces)
· El proceso del manejo del reclamos debe ser eficiente, lo que implica una estructura operativa acorde con las exigencias de competitividad del mundo de hoy (ser eficientes)
La tarea no es fácil para el equipo: balancear adecuadamente dos componentes que pueden entrar en conflicto, y deben resolverlo: eficiencia y eficacia… Hasta ahora todo parece bien encaminado… sin embargo, es aquí donde las cosas suelen tomar el camino equivocado…
El equipo de trabajo comienza su selección de indicadores y decide que el indicador de más peso para el objetivo es el de “porcentaje de llamadas resueltas en 60 segundos”. En teoría, según las premisas de diseño del equipo de trabajo, la satisfacción del cliente se incrementará al obtener respuesta a sus necesidades en los primeros 60 segundos. En términos de la metodología de Balanced Scorecard (usada por este cliente), el indicador guía es del de “porcentaje de llamadas resueltas en 60 segundos”, y el indicador de resultado es el de “satisfacción del cliente”.
Todo parece estar bien. El gerente de la organización está contento con las propuestas del equipo. Efectivamente, el indicador seleccionado tiene un comportamiento de alto desempeño (semáforo en verde) durante varios periodos consecutivos… Un número creciente de las llamadas atendidas son “resueltas” en los primeros 60 segundos…
Sin embargo, veamos ahora cuales son las conductas observables derivadas de uso de estos indicadores (las consecuencias inesperadas)… El indicador más relevante para el bienestar del negocio es el de “Satisfacción del Cliente”. Es este el que asegura la viabilidad y sostenibilidad del negocio… Sin embargo, para el mismo periodo, su tendencia ha sido “hacia la baja” en lugar de estar “en alza” (como dirían los entendidos en términos de mercado de valores). Todos se preguntan ¿Qué está pasando?.
Una investigación más profunda con entrevistas a los clientes y el seguimiento “in situ” a las llamadas, revela que los clientes estaban siendo “cortados” en el lapso de los primeros 60 segundos… Podemos especular que se crearon lo que llamamos consecuencias inesperadas debido a conductas observables no deseadas que se generan por el indicador seleccionado como guía, y la presión de los “60 segundos”…
Aprovechando la experiencia del equipo de trabajo, el Gerente sugiere un curso de acción, para la toma acciones correctivas… Decide reorientar la definición de su indicador guía, y lo replantea de la siguiente manera:
La experiencia derivada de los estudios comparativos (benchmarking) entre “call centers” , aconseja que se debe seleccionar un nuevo indicador: , “Porcentaje de llamadas resueltas en el primer contacto”. Ahora lo importante es resolver el problema del cliente, no solo cumplir con los “60 segundos”. Con ello se pretende reforzar el enfoque de “centrarse en el cliente” y no solo en el proceso, sin descuidar la eficiencia del mismo. Se espera generar conductas que refuercen esa orientación.
En conclusión: si espera resultados dentro del espíritu con que fue concebida la estrategia, esté atento a las conductas observables derivadas del diseño y uso de sus indicadores. De otra manera, puede ser víctima de las consecuencias inesperadas.
Borrador de artículo en vías de publicación por NRG Consultores C.A. www.nrgconsultores.net
Pongamos por ejemplo, las tendencias que hemos observado en la industria de las telecomunicaciones y sus centros de atención no presenciales (call centers). En sus operaciones, un objetivo estratégico es “ser eficientes y efectivos en la atención al cliente”, y uno de los aspectos que manejan es la atención eficiente de reclamos. Para el manejo del objetivo, se anteponen comúnmente, dos premisas fundamentales:
· El cliente debe estar satisfecho (ser efectivos o eficaces)
· El proceso del manejo del reclamos debe ser eficiente, lo que implica una estructura operativa acorde con las exigencias de competitividad del mundo de hoy (ser eficientes)
La tarea no es fácil para el equipo: balancear adecuadamente dos componentes que pueden entrar en conflicto, y deben resolverlo: eficiencia y eficacia… Hasta ahora todo parece bien encaminado… sin embargo, es aquí donde las cosas suelen tomar el camino equivocado…
El equipo de trabajo comienza su selección de indicadores y decide que el indicador de más peso para el objetivo es el de “porcentaje de llamadas resueltas en 60 segundos”. En teoría, según las premisas de diseño del equipo de trabajo, la satisfacción del cliente se incrementará al obtener respuesta a sus necesidades en los primeros 60 segundos. En términos de la metodología de Balanced Scorecard (usada por este cliente), el indicador guía es del de “porcentaje de llamadas resueltas en 60 segundos”, y el indicador de resultado es el de “satisfacción del cliente”.
Todo parece estar bien. El gerente de la organización está contento con las propuestas del equipo. Efectivamente, el indicador seleccionado tiene un comportamiento de alto desempeño (semáforo en verde) durante varios periodos consecutivos… Un número creciente de las llamadas atendidas son “resueltas” en los primeros 60 segundos…
Sin embargo, veamos ahora cuales son las conductas observables derivadas de uso de estos indicadores (las consecuencias inesperadas)… El indicador más relevante para el bienestar del negocio es el de “Satisfacción del Cliente”. Es este el que asegura la viabilidad y sostenibilidad del negocio… Sin embargo, para el mismo periodo, su tendencia ha sido “hacia la baja” en lugar de estar “en alza” (como dirían los entendidos en términos de mercado de valores). Todos se preguntan ¿Qué está pasando?.
Una investigación más profunda con entrevistas a los clientes y el seguimiento “in situ” a las llamadas, revela que los clientes estaban siendo “cortados” en el lapso de los primeros 60 segundos… Podemos especular que se crearon lo que llamamos consecuencias inesperadas debido a conductas observables no deseadas que se generan por el indicador seleccionado como guía, y la presión de los “60 segundos”…
Aprovechando la experiencia del equipo de trabajo, el Gerente sugiere un curso de acción, para la toma acciones correctivas… Decide reorientar la definición de su indicador guía, y lo replantea de la siguiente manera:
La experiencia derivada de los estudios comparativos (benchmarking) entre “call centers” , aconseja que se debe seleccionar un nuevo indicador: , “Porcentaje de llamadas resueltas en el primer contacto”. Ahora lo importante es resolver el problema del cliente, no solo cumplir con los “60 segundos”. Con ello se pretende reforzar el enfoque de “centrarse en el cliente” y no solo en el proceso, sin descuidar la eficiencia del mismo. Se espera generar conductas que refuercen esa orientación.
En conclusión: si espera resultados dentro del espíritu con que fue concebida la estrategia, esté atento a las conductas observables derivadas del diseño y uso de sus indicadores. De otra manera, puede ser víctima de las consecuencias inesperadas.
Borrador de artículo en vías de publicación por NRG Consultores C.A. www.nrgconsultores.net
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